Lors d'une récente rencontre et d'un échange gratuits (inscrivez-vous ici), nous avons discuté de la manière d'aider les dirigeants à planifier des réunions efficaces. Les dirigeants viennent souvent au coaching avec une demande de planification ou de réflexion sur l'animation d'événements, de réunions, de discussions, etc. Si vous agissez en tant que coach, l'essentiel est d'aider le dirigeant à voir ce qu'il doit faire en tant que facilitateur plutôt que de trop se concentrer sur les circonstances et sur ce que les autres personnes devraient faire. L’objectif de la séance pour le leader est plus judicieusement formulé ainsi : « ce que je peux faire pour faciliter… » plutôt que « ce que mes subordonnés directs devraient faire différemment ».

Voici quelques étapes que vous pouvez utiliser à la fois en tant que coach pour soutenir un leader et en tant que leader afin de préparer les conversations et les réunions.

Étape 1 : Déterminer le résultat souhaité à trois niveaux : quoi, qui et comment

Le « quoi »

Demandez-vous : « Quel résultat attendons-nous de cette réunion ? » Soyez précis, par exemple « Une voie à suivre claire avec des tâches, des échéanciers, des rôles et des responsabilités assignés » ou « Toutes les questions importantes sont clarifiées, les gens ont vraiment réfléchi aux problèmes et tout le monde est capable de continuer (ce serait la mesure du succès) »

Le « qui »

Demandez-vous : « Qui ai-je besoin que mes gens soient présents à cette réunion – quelle version d’eux-mêmes est-ce que je veux exploiter ? » Voulez-vous que tout le monde soit impliqué, que les gens puissent être ouverts, se contredire, qu’ils soient disciplinés et prennent des décisions rapides ? Selon le sujet, des façons très différentes de se présenter à la réunion peuvent être bénéfiques : si tout est clair et que vous devez avancer rapidement mais que vous devez prendre des décisions, les gens doivent être disciplinés, se taire, ne parler que lorsqu’ils ont clairement quelque chose à ajouter. Si vous voulez développer de nouvelles idées, créer un buzz autour de quelque chose, vous voulez que tout le monde soit impliqué, que l’atmosphère soit légère, les redondances sont plus bienvenues. Développez une image claire dans votre esprit de la version des participants que vous souhaitez inviter à la réunion.

Le « comment »

Réfléchissez à la manière optimale dont la réunion se déroulera en fonction de vos réflexions sur le « quoi » et le « qui » — réfléchissez-y vraiment. Cela vous donnera probablement déjà quelques idées sur la manière d’animer.

Étape 2 : Élaborez un plan

Maintenant que vous savez « quoi », « qui » et « comment », vous pouvez commencer à planifier votre animation. J'utilise généralement un modèle comme celui-ci :

HeureActivitéObjectifFormulaire de groupeMatériel/Technologie9 :00BienvenueSe sentir à l'aisePlénièreCafé9 :10Ordre du jourOrientationPlénièreDiapositives/Tableau de conférence9 :15Établissement des objectifsClarté sur les objectifs de la journéeTriades en petits groupes puis en plénièreCollecter les résultats sur le tableau mural/tableau de conférence9 :45PrioritésPriorités clairesPlénièrePoints autocollants sur le tableau muralExemple de plan de facilitation

Bien sûr, les horaires ne correspondront pas toujours à ce que vous aviez prévu, mais si vous prenez l'habitude de planifier les horaires, vous apprendrez très rapidement combien de temps durent les activités.

Voici quelques conseils sur la forme de groupe et la visualisation à choisir pour les objectifs les plus courants :

Engagement

Utilisez « penser, jumeler, partager » : demandez aux gens de réfléchir par eux-mêmes en premier et demandez-leur de documenter leurs pensées à l'aide de notes autocollantes ou d'un miro/mural/jambboard. Demandez-leur ensuite de discuter en binôme, puis de regrouper toutes les notes au tableau. Ne coupez pas court à la réflexion individuelle : si vous discutez d'abord en plénière, vous obtiendrez les idées des plus bruyants, mais peut-être pas celles des plus discrets.

Optimisme et bonne humeur

Demandez aux gens : « Que savez-vous de notre équipe qui vous indique que nous pouvons y parvenir ? » ou « Quels ont été les moments forts de l'année dernière : qui a contribué à quoi ? » et utilisez une visualisation ludique comme des images ou des post-its à coller sur le dos des gens (par exemple, « ce que j'ai apprécié chez vous l'année dernière »)

Décisions rapides

Recueillez les critères d'une bonne décision : qu'est-ce qui nous dira que notre décision était bonne ? Visualisez. Échelle : Dans quelle mesure sommes-nous clairs sur ce que nous devons décider, 10 étant complètement clair, 1 le contraire ? Qu'est-ce qui est déjà clair ? (visualisez ceci) Que devons-nous faire pour devenir encore plus clairs ?

Bien sûr, il existe bien d’autres situations ! Une très bonne ressource pour les techniques de facilitation est disponible ici : Liberating Structures – Liberating Structures Menu. Vous pourriez également être intéressé par mon livre sur le coaching d'équipe qui contient de nombreux outils de facilitation : Solution Focused Team Coaching (il est indiqué « édition allemande » mais il est en anglais — je ne sais pas quoi faire d'autre pour qu'Amazon l'étiquette correctement !)

Vous pouvez également participer à l'une de nos formations de coaching d'équipe :

www.solutionsacademy.com/registration