Live Online Team Coaching: una struttura semplice che puoi usare subito

Molti di noi coach e leader sono stati costretti a spostare il nostro lavoro online durante la pandemia globale, alcuni con più esperienza, altri con meno. Ho avuto la fortuna di iniziare a lavorare online come team coach e come educatore di coach e leader nel 2005, quando nessuno pensava nemmeno che la formazione e il coaching online fossero possibili. Quindi ho pensato di condividere una struttura semplice che sia il più possibile a prova di proiettile e di includere tutte le informazioni tecniche in modo che tu possa replicarla immediatamente.

Passaggio 1: Contrattazione

Strumenti: Calendly o Acuity (Pianificazione), Zoom o Microsoft Teams (Comunicazione), Mural, Miro, Padlet o Jamboard (Brainstorming)

Preparazione:

• Apri Mural, Miro, Padlet o Jamboard
• Crea uno spazio che assomigli a una mappa mentale con il nome del team al centro
• Crea "rami" o spazi per possibili parti interessate (i clienti del team, altri dipartimenti, il team stesso ecc.)

Riunione di contrattazione

• Invia agli sponsor della contrattazione il tuo link di Calendly o Acuity per trovare un orario adatto per la riunione.
• Avvia la riunione.
• Presentati (prepara un'introduzione che faccia sì che tu e gli altri siate sicuri di poter aiutare come team coach) e invita gli sponsor a presentarsi.
• Chiedi qual è lo scopo generale del team: cosa devono fare bene l'anno prossimo?
• Scopri se sono effettivamente un team (interdipendenti, scopo comune, collaborazione) - in caso contrario, non procedere con un team coaching ma trova una modalità diversa (ad esempio, coaching di gruppo).
• Invita gli sponsor al tuo Mural, Miro, Padlet o Jamboard.
• Chiedi: chi noterà che il team sta facendo i progressi desiderati? Inserisci quei gruppi di stakeholder nel Mural.
• Chiedi: cosa noteranno. Se hai più di uno sponsor nella conversazione contrattuale e conoscono lo strumento, puoi anche invitarli a un brainstorming silenzioso in cui produrranno i post-it.
• Dai la priorità: chiedi agli sponsor di dare la priorità: quali sono i 3 cambiamenti più importanti che vorrebbero vedere?
• Chiedi del team: sono a conoscenza dei cambiamenti necessari? Qual è la loro opinione sul coaching di squadra: lo apprezzeranno? In breve: sono clienti per il cambiamento o hanno bisogno di qualche spiegazione/incentivo? Se il team non è a conoscenza di un potenziale problema, non essere il messaggero: è difficile creare un problema e poi offrirsi di risolverlo. In questo caso, fai in modo che gli sponsor "creino il problema", per comunicare i cambiamenti necessari e i rischi se i cambiamenti non vengono apportati.
• Ottieni il permesso di intervistare i membri del team sul processo di coaching e crea un invito accattivante insieme agli sponsor.

Passaggio 2: interviste di squadra

Strumenti: Calendly o Acuity (pianificazione), Mural, Miro, Padlet, Jamboard (presa di appunti), Zoom o Microsoft Teams (comunicazione)

Preparazione:

• Crea un invito davvero accattivante per il coaching di squadra: presentati, cosa potresti ottenere dal coaching di squadra, spiega il processo.
• Invia l'invito accattivante ai membri del team.
• Crea un Mural, Miro, Padlet vuoto o per prendere appunti.

Interviste individuali:

• Presenta il processo, te stesso, la direzione generale del processo di coaching di squadra come previsto dagli sponsor, conferma la riservatezza: non condividerai alcuna informazione da questa chiamata che possa essere ricondotta al membro del team.
• Chi sei in questo team? Qual è il tuo compito? Da quanto tempo ne fai parte?
• Su una scala da 0 a 10, dove 10 è che vieni a lavorare ogni mattina felice e disposto a fare del tuo meglio, dove ti trovi attualmente? Cosa funziona bene, cosa potrebbe essere migliorato?
• Qual è la tua opinione sugli argomenti generati dagli sponsor? Scala quelli
• Prendi appunti su cosa potrebbe essere migliorato e cosa funziona bene creando post-it su un murale.
• Dopo aver parlato con tutti, ordina il murale in base agli argomenti da affrontare in un team coaching.
• Crea un ordine del giorno per un incontro introduttivo di team coaching di 2-3 ore (di solito non è una buona idea, puoi fare due incontri di 2 ore in un giorno, uno al mattino e uno al pomeriggio, ma non fare uno zoom-a-thon di un giorno intero, non è divertente, non è produttivo per il team coaching).
• Invia l'ordine del giorno al team (obiettivo: chiarezza sul processo e sugli obiettivi, feedback dalle interviste, generazione di passaggi successivi sugli argomenti menzionati nelle interviste).

Passaggio 3: primo incontro

Strumenti: Zoom o Microsoft Teams (comunicazione), Mural, Miro, Padlet, Jamboard (presentazione), Mentimeter (Sondaggio)

Preparazione:

• Ordina Mural, Miro, Padlet, Jamboard in gruppi di argomenti. Crea un post-it "di voto" su cui scrivi il nome dell'argomento.
• Crea un sondaggio in Zoom o Mentimeter per stabilire le priorità se il tuo strumento per prendere appunti non consente il voto.
• Crea una mappa mentale vuota (proprio come per la sessione di contrattazione) in Mural, Miro, Padlet, Jamboard.
• Crea un Mural, Miro, Padlet, Jamboard con una scala da 0 a 10.

Riunione:

• Crea un simpatico rompighiaccio (ad esempio condividi il tuo schermo con immagini divertenti di cani - google: "cani pazzi" e chiedi alle persone di contrassegnare chi hanno voglia di usare la funzione di commento di Zoom o condividi una mappa del mondo e chiedi alle persone di contrassegnare dove si trovano e dove vorrebbero essere ora).
• Introduci l'ordine del giorno e i ruoli.
• Mostra il tuo Mural, Miro, Padlet, Jamboard con gli argomenti raggruppati dalle interviste.
• Chiedi ai partecipanti se hai capito bene o se hai inserito qualcosa nei cluster sbagliati (di solito avrai fatto bene, altrimenti è facile da sistemare).
• Chiedi ai partecipanti di dare la priorità agli argomenti usando la funzione di voto di Mural o Miro o sondando in Mentimeter o Zoom se il tuo strumento non ha una funzione di voto.
• Assicurati se questi sono argomenti che possono essere trattati in piccoli gruppi o se ci sono argomenti che devono essere discussi dall'intero gruppo.
• Inizia con l'argomento più importante:
• Usa la stessa mappa mentale della sessione di contrattazione.
• Chiedi: supponi di fare progressi su questo argomento, chi se ne accorgerà?
• Metti i nomi di questi stakeholder sui rami della mappa mentale.
• Crea stanze di breakout: una stanza di breakout per stakeholder.
• Invita i membri del team a riempire post-it sui progressi che gli stakeholder rilevanti noteranno.
• Torna in plenaria e fai in modo che le stanze di breakout si presentino l'un l'altro e diano il opportunità di aggiungere.
• Mostra la scala di Mural, Miro, Padlet, Jamboard e invita i membri del team allo strumento. Chiedi loro di scalare individualmente: dove siamo ora se 10 è che ciò che abbiamo appena descritto nelle breakout room sta già accadendo e 0 è che nulla di tutto ciò sta già accadendo? Chiedi a ciascun partecipante di creare post-it con le motivazioni della propria valutazione: cosa c'è già? Cosa funziona bene? Dai un'occhiata a Mural, Miro, Padlet, Jamboard in plenaria: c'è qualcosa da aggiungere?
• Invita le persone nelle stesse breakout room e nello stesso Mural, Miro, Padlet, Jamboard di prima: quale sarebbe il passaggio successivo che ogni gruppo di stakeholder noterebbe? Cosa potrebbe fare il team per farlo accadere? Chiedi a ogni gruppo di elaborare i suoi 3 suggerimenti principali e di inserirli su un Mural, Miro, Padlet, Jamboard (usa semplicemente uno spazio vuoto accanto alla scala).
• Raggruppa i suggerimenti in plenaria e concorda quali potrebbero essere i passaggi successivi fino alla riunione successiva.

Passaggio 4: riunioni di follow-up

Strumenti: Zoom o Microsoft Teams (comunicazione), Mural, Miro, Padlet, Jamboard (presentazione), Mentimeter (sondaggio)

Preparazione:

Apri Mural, Miro, Padlet, Jamboard per le azioni suggerite e gli argomenti generali di coaching del team

Riunioni di follow-up:

• Condividi il Mural con le azioni suggerite: cosa è andato bene? Cosa ha funzionato? Quali sono gli ostacoli di cui possiamo occuparci?
• Condividi il Mural con gli argomenti rimanenti e seleziona l'argomento da affrontare oggi (in piccoli gruppi o in plenaria).
• Lavora su quegli argomenti (stessa struttura del primo incontro)
• Se necessario, organizza un altro incontro di follow-up

Questo è il più breve possibile: se hai domande, unisciti al nostro incontro e agli scambi gratuiti o prenota la nostra formazione di Team Coaching per vedere tutto questo in azione.

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