Molti di noi coach e leader sono stati costretti a spostare il nostro lavoro online durante la pandemia globale, alcuni con più esperienza, altri con meno. Ho avuto la fortuna di iniziare a lavorare online come team coach e come educatore di coach e leader nel 2005, quando nessuno pensava nemmeno che la formazione e il coaching online fossero possibili. Quindi ho pensato di condividere una struttura semplice che sia il più possibile a prova di proiettile e di includere tutte le informazioni tecniche in modo che tu possa replicarla immediatamente.
Passaggio 1: Contrattazione
Strumenti: Calendly o Acuity (Pianificazione), Zoom o Microsoft Teams (Comunicazione), Mural, Miro, Padlet o Jamboard (Brainstorming)
Preparazione:
- Apri Mural, Miro, Padlet o Jamboard
- Crea uno spazio che assomigli a una mappa mentale con il nome del team al centro
- Crea "rami" o spazi per possibili parti interessate (i clienti del team, altri dipartimenti, il team stesso ecc.)
Riunione di contrattazione
- Invia agli sponsor della contrattazione il tuo link di Calendly o Acuity per trovare un orario adatto per la riunione.
- Avvia la riunione.
- Presentati (prepara un'introduzione che faccia sì che tu e gli altri siate sicuri di poter aiutare come team coach) e invita gli sponsor a presentarsi.
- Chiedi qual è lo scopo generale del team: cosa devono fare bene l'anno prossimo?
- Scopri se sono effettivamente un team (interdipendenti, scopo comune, collaborazione) - in caso contrario, non procedere con un team coaching ma trova una modalità diversa (ad esempio, coaching di gruppo).
- Invita gli sponsor al tuo Mural, Miro, Padlet o Jamboard.
- Chiedi: chi noterà che il team sta facendo i progressi desiderati? Inserisci quei gruppi di stakeholder nel Mural.
- Chiedi: cosa noteranno. Se hai più di uno sponsor nella conversazione contrattuale e conoscono lo strumento, puoi anche invitarli a un brainstorming silenzioso in cui produrranno i post-it.
- Dai la priorità: chiedi agli sponsor di dare la priorità: quali sono i 3 cambiamenti più importanti che vorrebbero vedere?
- Chiedi del team: sono a conoscenza dei cambiamenti necessari? Qual è la loro opinione sul coaching di squadra: lo apprezzeranno? In breve: sono clienti per il cambiamento o hanno bisogno di qualche spiegazione/incentivo? Se il team non è a conoscenza di un potenziale problema, non essere il messaggero: è difficile creare un problema e poi offrirsi di risolverlo. In questo caso, fai in modo che gli sponsor "creino il problema", per comunicare i cambiamenti necessari e i rischi se i cambiamenti non vengono apportati.
- Ottieni il permesso di intervistare i membri del team sul processo di coaching e crea un invito accattivante insieme agli sponsor.
Passaggio 2: interviste di squadra
Strumenti: Calendly o Acuity (pianificazione), Mural, Miro, Padlet, Jamboard (presa di appunti), Zoom o Microsoft Teams (comunicazione)
Preparazione:
- Crea un invito davvero accattivante per il coaching di squadra: presentati, cosa potresti ottenere dal coaching di squadra, spiega il processo.
- Invia l'invito accattivante ai membri del team.
- Crea un Mural, Miro, Padlet vuoto o per prendere appunti.
Interviste individuali:
- Presenta il processo, te stesso, la direzione generale del processo di coaching di squadra come previsto dagli sponsor, conferma la riservatezza: non condividerai alcuna informazione da questa chiamata che possa essere ricondotta al membro del team.
- Chi sei in questo team? Qual è il tuo compito? Da quanto tempo ne fai parte?
- Su una scala da 0 a 10, dove 10 è che vieni a lavorare ogni mattina felice e disposto a fare del tuo meglio, dove ti trovi attualmente? Cosa funziona bene, cosa potrebbe essere migliorato?
- Qual è la tua opinione sugli argomenti generati dagli sponsor? Scala quelli
- Prendi appunti su cosa potrebbe essere migliorato e cosa funziona bene creando post-it su un murale.
- Dopo aver parlato con tutti, ordina il murale in base agli argomenti da affrontare in un team coaching.
- Crea un ordine del giorno per un incontro introduttivo di team coaching di 2-3 ore (di solito non è una buona idea, puoi fare due incontri di 2 ore in un giorno, uno al mattino e uno al pomeriggio, ma non fare uno zoom-a-thon di un giorno intero, non è divertente, non è produttivo per il team coaching).
- Invia l'ordine del giorno al team (obiettivo: chiarezza sul processo e sugli obiettivi, feedback dalle interviste, generazione di passaggi successivi sugli argomenti menzionati nelle interviste).
Passaggio 3: primo incontro
Strumenti: Zoom o Microsoft Teams (comunicazione), Mural, Miro, Padlet, Jamboard (presentazione), Mentimeter (Sondaggio)
Preparazione:
- Ordina Mural, Miro, Padlet, Jamboard in gruppi di argomenti. Crea un post-it "di voto" su cui scrivi il nome dell'argomento.
- Crea un sondaggio in Zoom o Mentimeter per stabilire le priorità se il tuo strumento per prendere appunti non consente il voto.
- Crea una mappa mentale vuota (proprio come per la sessione di contrattazione) in Mural, Miro, Padlet, Jamboard.
- Crea un Mural, Miro, Padlet, Jamboard con una scala da 0 a 10.
Riunione:
- Crea un simpatico rompighiaccio (ad esempio condividi il tuo schermo con immagini divertenti di cani - google: "cani pazzi" e chiedi alle persone di contrassegnare chi hanno voglia di usare la funzione di commento di Zoom o condividi una mappa del mondo e chiedi alle persone di contrassegnare dove si trovano e dove vorrebbero essere ora).
- Introduci l'ordine del giorno e i ruoli.
- Mostra il tuo Mural, Miro, Padlet, Jamboard con gli argomenti raggruppati dalle interviste.
- Chiedi ai partecipanti se hai capito bene o se hai inserito qualcosa nei cluster sbagliati (di solito avrai fatto bene, altrimenti è facile da sistemare).
- Chiedi ai partecipanti di dare la priorità agli argomenti usando la funzione di voto di Mural o Miro o sondando in Mentimeter o Zoom se il tuo strumento non ha una funzione di voto.
- Assicurati se questi sono argomenti che possono essere trattati in piccoli gruppi o se ci sono argomenti che devono essere discussi dall'intero gruppo.
- Inizia con l'argomento più importante:
- Usa la stessa mappa mentale della sessione di contrattazione.
- Chiedi: supponi di fare progressi su questo argomento, chi se ne accorgerà?
- Metti i nomi di questi stakeholder sui rami della mappa mentale.
- Crea stanze di breakout: una stanza di breakout per stakeholder.
- Invita i membri del team a riempire post-it sui progressi che gli stakeholder rilevanti noteranno.
- Torna in plenaria e fai in modo che le stanze di breakout si presentino l'un l'altro e diano il opportunità di aggiungere.
- Mostra la scala di Mural, Miro, Padlet, Jamboard e invita i membri del team allo strumento. Chiedi loro di scalare individualmente: dove siamo ora se 10 è che ciò che abbiamo appena descritto nelle breakout room sta già accadendo e 0 è che nulla di tutto ciò sta già accadendo? Chiedi a ciascun partecipante di creare post-it con le motivazioni della propria valutazione: cosa c'è già? Cosa funziona bene? Dai un'occhiata a Mural, Miro, Padlet, Jamboard in plenaria: c'è qualcosa da aggiungere?
- Invita le persone nelle stesse breakout room e nello stesso Mural, Miro, Padlet, Jamboard di prima: quale sarebbe il passaggio successivo che ogni gruppo di stakeholder noterebbe? Cosa potrebbe fare il team per farlo accadere? Chiedi a ogni gruppo di elaborare i suoi 3 suggerimenti principali e di inserirli su un Mural, Miro, Padlet, Jamboard (usa semplicemente uno spazio vuoto accanto alla scala).
- Raggruppa i suggerimenti in plenaria e concorda quali potrebbero essere i passaggi successivi fino alla riunione successiva.
Passaggio 4: riunioni di follow-up
Strumenti: Zoom o Microsoft Teams (comunicazione), Mural, Miro, Padlet, Jamboard (presentazione), Mentimeter (sondaggio)
Preparazione:
Apri Mural, Miro, Padlet, Jamboard per le azioni suggerite e gli argomenti generali di coaching del team
Riunioni di follow-up:
- Condividi il Mural con le azioni suggerite: cosa è andato bene? Cosa ha funzionato? Quali sono gli ostacoli di cui possiamo occuparci?
- Condividi il Mural con gli argomenti rimanenti e seleziona l'argomento da affrontare oggi (in piccoli gruppi o in plenaria).
- Lavora su quegli argomenti (stessa struttura del primo incontro)
- Se necessario, organizza un altro incontro di follow-up
Questo è il più breve possibile: se hai domande, unisciti al nostro incontro e agli scambi gratuiti o prenota la nostra formazione di Team Coaching per vedere tutto questo in azione.
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