3 passaggi per pianificare facilmente le riunioni
In un recente incontro e scambio gratuito (registrati qui), abbiamo discusso di come aiutare i leader a pianificare grandi riunioni. I leader spesso si rivolgono al coaching con la richiesta di pianificare o pensare alla facilitazione di eventi, riunioni, discussioni ecc. Se agisci come coach, il punto principale è aiutare il leader a vedere cosa deve fare come facilitatore piuttosto che concentrarsi troppo sulle circostanze e su cosa dovrebbero fare le altre persone. L'obiettivo della sessione per il leader è più utilmente formulato come: "cosa posso fare per facilitare..." piuttosto che "cosa dovrebbero fare diversamente i miei diretti collaboratori".
Ecco alcuni passaggi che puoi usare sia come coach per supportare un leader sia come leader per preparare conversazioni e riunioni.
Passaggio 1: determina il risultato desiderato su tre livelli: cosa, chi e come
Il "cosa"
Chiediti: "Quale risultato ci serve da questa riunione?" Sii specifico, ad esempio "Un percorso chiaro con compiti assegnati, tempistiche, ruoli e responsabilità" o "Tutte le domande importanti sono chiarite, le persone hanno davvero riflettuto sui problemi e tutti sono in grado di andare avanti (quella sarebbe la misura del successo)"
Il "chi"
Chiediti: "Chi ho bisogno che siano le mie persone in questa riunione: quale versione di loro voglio attingere?" Vuoi che tutti siano coinvolti, vuoi che le persone siano in grado di essere aperte, di contraddirsi a vicenda, vuoi che le persone siano disciplinate e prendano decisioni rapide? A seconda dell'argomento, potrebbero essere utili modi molto diversi di presentarsi alla riunione: se tutto è chiaro e devi muoverti velocemente ma devi prendere decisioni, le persone devono essere disciplinate, stare zitte, parlare solo quando hanno chiaramente qualcosa da aggiungere. Se vuoi sviluppare nuove idee, creare fermento attorno a qualcosa, vuoi che tutti siano coinvolti, che l'atmosfera sia leggera, le ridondanze sono più gradite. Sviluppa un'immagine chiara nella tua mente su quale versione dei partecipanti vuoi invitare alla riunione.
Il "come"
Pensa al modo ottimale in cui la riunione si svolgerà in base ai tuoi pensieri sul "cosa" e sul "chi" - pensaci davvero. Ciò probabilmente darà già origine ad alcune idee su come facilitare.
Passaggio 2: Crea un piano
Ora che sai "cosa", "chi" e "come", puoi iniziare a pianificare la tua facilitazione. Di solito uso un modello come questo:
TempoAttivitàObiettivoModulo di gruppoMateriale/Tecnologia9:00BenvenutoSentiti a tuo agioPlenariaCaffè9:10AgendaOrientamentoPlenariaSlide/Flipchart9:15Definizione degli obiettiviChiarezza sugli obiettivi della giornataTriadi in gruppi separati, quindi plenariaRaccogli i risultati in Murale/Flipchart9:45PrioritàPriorità chiarePlenariaPuntini adesivi in muraleEsempio di un piano di facilitazione
Naturalmente, i tempi non sempre corrisponderanno a quelli pianificati, ma se prendi l'abitudine di pianificare i tempi, imparerai molto rapidamente quanto durano le attività.
Ecco alcuni suggerimenti su quale forma di gruppo e visualizzazione scegliere per gli obiettivi più comuni:
Coinvolgimento
Usa "pensa, accoppia, condividi": fai in modo che le persone pensino prima da sole e chiedi loro di documentare i propri pensieri utilizzando post-it o un miro/murales/jamboard. Quindi chiedi loro di discutere in coppia e poi raggruppa tutti gli appunti sulla lavagna. Non interrompere la riflessione individuale: se prima discuti in plenaria, coglierai le idee dei più rumorosi, ma forse non quelle dei pensatori silenziosi.
Ottimismo e buon umore
Chiedi alle persone: "Cosa sai del nostro team che ti dice che possiamo farcela?" o "Quali sono stati i momenti salienti dell'anno scorso: chi ha contribuito a cosa?" e usa una visualizzazione giocosa come immagini o post-it da attaccare sulla schiena delle persone (ad esempio "cosa ho apprezzato di te l'anno scorso")
Decisioni rapide
Raccogli i criteri per una buona decisione: cosa ci dirà che la nostra decisione è stata buona? Visualizza. Scala: quanto siamo chiari su cosa decidere, 10 è completamente chiaro, 1 è l'opposto? Cosa è già chiaro? (visualizza questo) Cosa dobbiamo fare per avere ancora più chiarezza?
Naturalmente ci sono molte altre situazioni! Una risorsa davvero valida per le tecniche di facilitazione è qui: Liberating Structures – Liberating Structures Menu. Oppure potresti essere interessato al mio libro sul team coaching che contiene molti strumenti di facilitazione: Solution Focused Team Coaching (c'è scritto "edizione tedesca", ma è in inglese: non so cos'altro fare per far sì che Amazon lo etichetti correttamente!)
Potresti anche partecipare a uno dei nostri corsi di formazione sul team coaching:
