3 pasos para planificar reuniones fácilmente

En una reunión e intercambio gratuitos recientes (regístrese aquí ), analizamos cómo ayudar a los líderes a planificar grandes reuniones. Los líderes suelen acudir a sesiones de coaching con la solicitud de planificar o pensar en la facilitación de eventos, reuniones, debates, etc. Si actúa como coach, el objetivo principal es ayudar al líder a ver lo que debe hacer como facilitador en lugar de centrarse demasiado en las circunstancias y en lo que deberían hacer las demás personas. El objetivo de la sesión para el líder se formula de manera más útil como: "qué puedo hacer para facilitar..." en lugar de "qué deberían hacer de manera diferente mis subordinados directos".

A continuación, se indican algunos pasos que puede utilizar tanto como coach para apoyar a un líder como como líder para preparar conversaciones y reuniones.

Paso 1: Determine el resultado deseado en tres niveles: qué, quién y cómo

El "qué"

Pregúntese: "¿Qué resultado necesitamos de esta reunión?" Sea específico, por ejemplo, "Un camino claro a seguir con tareas asignadas, cronogramas, roles y responsabilidades" o "Todas las preguntas importantes están aclaradas, las personas realmente han pensado en los problemas y todos pueden continuar (esa sería la medida del éxito)".

El "quién"

Pregúntese: "¿Quién necesito que sea mi gente en esta reunión? ¿Qué versión de ellos quiero aprovechar?" ¿Quieres que todos participen, que la gente pueda ser abierta, contradecirse entre sí, que sea disciplinada y tome decisiones rápidas? Según el tema, pueden resultar beneficiosas distintas formas de presentarse en la reunión: si todo está claro y necesitas actuar rápido pero tienes que tomar decisiones, la gente debe ser disciplinada, callarse, hablar solo cuando claramente tenga algo que agregar. Si quieres desarrollar nuevas ideas, crear un revuelo en torno a algo, quieres que todos participen, que el ambiente sea relajado, las redundancias son más bienvenidas. Desarrolla una imagen clara en tu mente sobre qué versión de los participantes quieres invitar a la reunión.

El "cómo"

Piensa en la forma óptima en que se desarrollará la reunión según tus ideas sobre el "qué" y el "quién"; piénsalo bien. Esto probablemente ya dará como resultado algunas ideas sobre cómo facilitar.

Paso 2: Haz un plan

Ahora que sabes “qué”, “quién” y “cómo”, puedes comenzar a planificar tu facilitación. Normalmente utilizo una plantilla como esta:

TiempoActividadObjetivoFormulario de grupoMaterial/Tecnología9:00BienvenidaSentirse cómodoSesión plenariaCafé9:10AgendaOrientaciónSesión plenariaDiapositivas/rotafolio9:15Establecimiento de objetivosClaridad sobre los objetivos del díaTríadas en sesiones paralelas y luego sesión plenariaRecopilar resultados en el mural/rotafolio9:45PrioridadesPrioridades clarasSesión plenariaPuntos adhesivos en el muralEjemplo de un plan de facilitación

Por supuesto, los tiempos no siempre coincidirán con lo que usted planeó, pero si adquiere el hábito de planificar los tiempos, aprenderá muy rápidamente cuánto tiempo duran las actividades.

A continuación, se ofrecen algunos consejos sobre qué formato de grupo y visualización elegir para los objetivos más comunes:

Participación

Use el método “pensar, emparejar, compartir”: haga que las personas piensen por sí mismas primero y pídales que documenten sus pensamientos usando notas adhesivas o un miro/mural/jamboard. Luego pídeles que discutan en parejas y luego agrupen todas las notas en la pizarra. No acortes la reflexión individual: si discutes en plenario primero, obtendrás las ideas de los más ruidosos, pero tal vez no las ideas de los pensadores silenciosos.

Optimismo y buen humor

Pregunta a las personas: "¿Qué sabes sobre nuestro equipo que te dice que podemos lograr esto?" o "¿Cuáles fueron los aspectos más destacados del año pasado? ¿Quién contribuyó con qué?" y utiliza una visualización lúdica como imágenes o notas adhesivas para colocar en la espalda de las personas (por ejemplo, "lo que aprecié de ti el año pasado")

Decisiones rápidas

Recopila los criterios para una buena decisión: ¿qué nos dirá que nuestra decisión fue buena? Visualiza. Escala: ¿Qué tan claro estamos sobre qué decidir, 10 siendo completamente claro, 1 lo opuesto? ¿Qué ya está claro? (visualice esto) ¿Qué debemos hacer para que todo sea aún más claro?

¡Por supuesto que hay muchas más situaciones! Un recurso realmente bueno para técnicas de facilitación se encuentra aquí: Liberating Structures – Liberating Structures Menu. O quizás te interese mi libro de coaching de equipos que contiene muchas herramientas de facilitación: Solution Focused Team Coaching (dice "edición alemana", pero está en inglés. ¡No sé qué más hacer para que Amazon lo etiquete correctamente!)

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