3 Schritte zur einfachen Meetingplanung
Bei einem kürzlich stattgefundenen kostenlosen Treffen und Austausch (Registrierung hier) haben wir darüber gesprochen, wie man Führungskräften dabei helfen kann, großartige Meetings zu planen. Führungskräfte kommen oft mit der Bitte zum Coaching, die Moderation von Veranstaltungen, Meetings, Diskussionen usw. zu planen oder zu durchdenken. Wenn Sie als Coach fungieren, besteht das Hauptanliegen darin, der Führungskraft zu helfen, zu erkennen, was sie als Moderator tun muss, anstatt sich zu sehr auf die Umstände und das zu konzentrieren, was die anderen tun sollten. Das Ziel der Sitzung lässt sich für den Leiter sinnvoller so formulieren: „Was kann ich tun, um … zu erleichtern?“, statt „Was sollten meine direkten Mitarbeiter anders machen?“.
Hier sind einige Schritte, die Sie sowohl als Coach zur Unterstützung eines Leiters als auch als Leiter zur Vorbereitung von Gesprächen und Meetings verwenden können.
Schritt 1: Bestimmen Sie das gewünschte Ergebnis auf drei Ebenen – was, wer und wie
Das „Was“
Fragen Sie sich: „Welches Ergebnis benötigen wir von diesem Meeting?“ Seien Sie konkret, z. B. „Ein klares Vorgehen mit zugewiesenen Aufgaben, Zeitplänen, Rollen und Verantwortlichkeiten“ oder „Alle wichtigen Fragen sind geklärt, die Leute haben wirklich über die Probleme nachgedacht und jeder ist in der Lage, weiterzumachen (das wäre der Maßstab für Erfolg)“
Das „Wer“
Fragen Sie sich: „Wer müssen meine Leute bei diesem Meeting sein – welche Version von ihnen möchte ich ansprechen?“ Möchten Sie, dass alle mitmachen, dass die Leute offen sind und einander widersprechen können – dass die Leute diszipliniert sind und schnelle Entscheidungen treffen? Je nach Thema können ganz unterschiedliche Arten des Auftretens in der Besprechung von Vorteil sein: Wenn alles klar ist und Sie schnell vorgehen müssen, aber Entscheidungen treffen müssen, müssen die Leute diszipliniert sein, den Mund halten und nur sprechen, wenn sie eindeutig etwas beizutragen haben. Wenn Sie neue Ideen entwickeln oder Begeisterung für etwas wecken möchten, möchten Sie, dass alle mitmachen, dass die Atmosphäre locker ist, Redundanzen sind willkommener. Machen Sie sich ein klares Bild davon, welche Version der Teilnehmer Sie zur Besprechung einladen möchten.
Das „Wie“
Denken Sie darüber nach, wie die Besprechung unter Berücksichtigung Ihrer Überlegungen zum „Was“ und zum „Wer“ optimal ablaufen wird – denken Sie das wirklich durch. Daraus ergeben sich wahrscheinlich bereits einige Ideen zur Moderation.
Schritt 2: Machen Sie einen Plan
Nachdem Sie nun wissen, „was“, „wer“ und „wie“, können Sie mit der Planung Ihrer Moderation beginnen. Normalerweise verwende ich eine Vorlage wie diese:
ZeitAktivitätZielGruppenformMaterial/Technik9:00BegrüßungWohlfühlenPlenumKaffee9:10TagesordnungOrientierungPlenumFolien/Flipchart9:15ZielsetzungKlarheit über die Ziele des TagesDreiergruppen in Breakouts, dann PlenumErgebnisse in Wandbild/Flipchart sammeln9:45PrioritätenKlare PrioritätenPlenumKlebepunkte im WandbildBeispiel für einen Moderationsplan
Natürlich werden die Zeiten nicht immer mit dem übereinstimmen, was Sie geplant haben – aber wenn Sie sich angewöhnen, Zeiten zu planen, werden Sie sehr schnell lernen, wie lange Aktivitäten dauern.
Hier sind einige Tipps, welche Gruppenform und Visualisierung Sie für die gängigsten Ziele wählen sollten:
Engagement
Verwenden Sie „Think, Pair, Share“ – bringen Sie die Leute dazu, zuerst selbst nachzudenken, und bitten Sie sie, ihre Gedanken mit Post-its zu dokumentieren Notizen oder ein Miro/Wandbild/Jamboard. Bitten Sie sie dann, in Paaren zu diskutieren und dann alle Notizen an der Tafel zu gruppieren. Kürzen Sie die individuelle Reflexion nicht – wenn Sie zuerst im Plenum diskutieren, erhalten Sie die Ideen der Lautesten, aber vielleicht nicht die Ideen der leisen Denker.
Optimismus und gute Laune
Fragen Sie die Leute: „Was wissen Sie über unser Team, das Ihnen sagt, dass wir das schaffen können?“ oder „Was waren die Highlights des letzten Jahres – wer hat was beigetragen?“ und verwenden Sie eine spielerische Visualisierung wie Bilder oder Haftnotizen, die den Leuten auf den Rücken geklebt werden (z. B. „Was ich letztes Jahr an Ihnen geschätzt habe“)
Schnelle Entscheidungen
Sammeln Sie die Kriterien für eine gute Entscheidung – was wird uns sagen, dass unsere Entscheidung eine gute war? Visualisieren Sie. Skala: Wie klar ist uns, was wir entscheiden sollen, 10 ist völlig klar, 1 das Gegenteil? Was ist bereits klar? (visualisieren Sie dies) Was müssen wir tun, um noch klarer zu werden?
Natürlich gibt es noch viele weitere Situationen! Eine wirklich gute Quelle für Moderationstechniken finden Sie hier: Liberating Structures – Liberating Structures-Menü. Oder vielleicht interessiert Sie mein Buch zum Teamcoaching, das viele Moderationstools enthält: Solution Focused Team Coaching (dort steht „deutsche Ausgabe“, aber es ist auf Englisch – ich weiß nicht, was ich sonst tun soll, damit Amazon es richtig beschriftet!)
Sie können auch an einem unserer Teamcoaching-Trainings teilnehmen:
