轻松规划会议的 3 个步骤

在最近的一次免费聚会和交流中（注册此处），我们讨论了如何帮助领导者规划出色的会议。领导者经常来接受辅导，要求规划或思考活动、会议、讨论等的协调。如果您担任教练，重点是帮助领导者了解他或她作为协调人需要做什么，而不是过多关注情况和其他人应该做什么。对于领导者来说，会议的目标更有用的表述是：“我可以做些什么来促进……”，而不是“我的直接下属应该做些什么不同的事情”。

以下是一些步骤，您既可以作为教练来支持领导者，也可以作为领导者来准备对话和会议。

步骤 1：从三个层面确定期望的结果 - 什么、谁和如何

“什么”

问问自己：“我们需要从这次会议中得到什么结果？”要具体，例如“通过分配的任务、时间表、角色和职责明确前进的方向”或“所有重要问题都已澄清，人们已经真正思考过这些问题并且每个人都能够继续前进（这将是成功的衡量标准）”

“谁”

问问自己：“我需要我的人中的谁参加这次会议 - 我想利用他们的哪个版本？”您是否希望每个人都参与其中，您是否希望人们能够开诚布公、相互反驳——您是否希望人们纪律严明、快速做出决定？根据主题，在会议上出现的不同方式可能会有所帮助：如果一切都很清楚，你需要快速行动但必须做出决定，人们需要纪律严明、闭嘴，只有当他们显然有话要说时才发言。如果你想开发新的想法，围绕某件事制造轰动，你希望每个人都参与进来，让气氛轻松，冗余会更受欢迎。在你的脑海中形成一个清晰的画面，关于你想邀请哪个版本的参与者参加会议。

“如何”

根据你对“什么”和“谁”的想法，思考会议的最佳方式——认真思考这一点。这可能已经产生了一些关于如何促进的想法。

步骤 2：制定计划

现在您知道了“什么”、“谁”和“如何”，您可以开始规划您的促进。我通常使用这样的模板：

时间活动目标小组形式材料/技术9:00欢迎感觉舒适全体会议咖啡9:10议程介绍全体会议幻灯片/活动挂图9:15目标设定明确当天目标分组讨论然后全体会议三人会议在壁画/活动挂图中收集结果9:45优先事项明确优先事项全体会议壁画中的粘点协助计划示例

当然，时间安排并不总是符合您的计划 - 但如果您养成规划时间的习惯，您将很快了解活动需要多长时间。

以下是有关为最常见目标选择哪种小组形式和可视化的一些提示：

参与度

使用“思考、配对、分享” - 让人们先独立思考，然后要求他们使用便利贴记录他们的想法或 miro/mural/jamboard。然后让他们两人一组讨论，然后将所有的笔记集中在板上。不要打断个人反思——如果你先在全体会议上讨论，你会得到最响亮的人的想法，但可能得不到安静思考者的想法。

乐观和好心情

问人们：“你对我们团队了解多少，可以告诉你我们可以完成这项工作？”或“去年的亮点是什么——谁贡献了什么？”并使用有趣的可视化，如图像或便签贴在人们的背上（例如“去年我欣赏你什么”）

快速决策

收集一个好决定的标准——什么会告诉我们我们的决定是正确的？可视化。量表：我们对要决定什么有多清楚，10 表示完全清楚，1 表示相反？什么已经清楚了？ （形象化）我们需要做什么才能变得更加清晰？

当然还有更多情况！这里有一个非常好的促进技术资源：Liberating Structures – Liberating Structures 菜单。或者您可能对我的团队辅导书感兴趣，其中包含许多辅助工具：以解决方案为重点的团队辅导（上面写着“德文版”，但实际上是英文版 — 不知道还能做些什么才能让亚马逊正确标注！）

您也可以参加我们的团队辅导培训之一：

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