Temi l'incontro: sai che la questione in questione è altamente controversa. Hai parlato con alcune persone e ci sono due o più proposte in circolazione che si escludono a vicenda e che appassionano le persone. Ti aspettano alcune ore spiacevoli in cui almeno metà del gruppo rimarrà deluso. Ecco alcuni suggerimenti per un processo che ti aiuti a raggiungere una soluzione ben ponderata, che ottenga il maggior consenso possibile e faccia del suo meglio per evitare che le persone si offendano.
Ci viene spesso chiesto di facilitare riunioni di questo tipo: riunioni del consiglio di amministrazione, riunioni tra due dipartimenti, riunioni con i clienti, riunioni con i fornitori, riunioni strategiche ecc. Ecco il processo che utilizziamo come facilitatori (e se non puoi assumerci, ti consigliamo di trovare un facilitatore neutrale o qualcuno che possa comportarsi in modo convincente in modo neutrale o "multipartitico").
1) Chiarire il quadro prima della riunione
Consigliamo di coinvolgere il minor numero di persone possibile, ma sicuramente rappresentanti di tutti coloro che dovranno implementare o saranno significativamente toccati dalla decisione, persone che prendono le decisioni, persone con conoscenze speciali. Abbiamo commesso l'errore (una volta) di coinvolgere troppe persone, creando caos nei gruppi di lavoro (è stato detto tutto ma non da tutti) e di coinvolgerne troppo poche (e quindi le informazioni pertinenti non erano disponibili). Nella riunione:
2) Chiarire l'obiettivo del processo
3) Chiarire l'obiettivo del contenuto
4) Chiarire proposte
5) Fai una pausa
6) Prendi la decisione
7) Fai i complimenti al gruppo per qualsiasi cosa tu abbia osservato nel processo che consentirà loro di prendere di nuovo decisioni così difficili in futuro: "Vedo che vi sentivate tutti molto appassionati riguardo alla questione. Siete riusciti a rimanere entusiasti E siete stati in grado di ascoltarvi a vicenda e cambiare idea. Il vostro ego non si è messo in mezzo, ecc."