Discussioni controverse nelle riunioni
Temi l'incontro: sai che la questione in questione è altamente controversa. Hai parlato con alcune persone e ci sono due o più proposte in circolazione che si escludono a vicenda e che appassionano le persone. Ti aspettano alcune ore spiacevoli in cui almeno metà del gruppo rimarrà deluso. Ecco alcuni suggerimenti per un processo che ti aiuti a raggiungere una soluzione ben ponderata, che ottenga il maggior consenso possibile e faccia del suo meglio per evitare che le persone si offendano.
Ci viene spesso chiesto di facilitare riunioni di questo tipo: riunioni del consiglio di amministrazione, riunioni tra due dipartimenti, riunioni con i clienti, riunioni con i fornitori, riunioni strategiche ecc. Ecco il processo che utilizziamo come facilitatori (e se non puoi assumerci, ti consigliamo di trovare un facilitatore neutrale o qualcuno che possa comportarsi in modo convincente in modo neutrale o "multipartitico").
1) Chiarire il quadro prima della riunione
- Cosa è impostato?
- Cosa può essere cambiato?
- Qual è l'ambito della riunione?
- Chi deve partecipare?
Consigliamo di coinvolgere il minor numero di persone possibile, ma sicuramente rappresentanti di tutti coloro che dovranno implementare o saranno significativamente toccati dalla decisione, persone che prendono le decisioni, persone con conoscenze speciali. Abbiamo commesso l'errore (una volta) di coinvolgere troppe persone, creando caos nei gruppi di lavoro (è stato detto tutto ma non da tutti) e di coinvolgerne troppo poche (e quindi le informazioni pertinenti non erano disponibili). Nella riunione:
2) Chiarire l'obiettivo del processo
- "Supponiamo di dedicare X tempo a discuterne con successo e di uscire da questa sala riunioni soddisfatti del processo, cosa è successo?"
- "Cosa ti dirà che sei sulla strada giusta, che sta funzionando?"
- Scrivi i contributi come "regole di base"
3) Chiarire l'obiettivo del contenuto
- "Quali sono i criteri che una buona soluzione deve soddisfare?"
- "Con quali di questi criteri siete tutti d'accordo?"
- Quando le persone rispondono a obiettivi reciprocamente esclusivi: "Abbiamo bisogno di meno venditori" — "Abbiamo bisogno di più venditori", chiedi "l'obiettivo dietro l'obiettivo": "Ok, quindi cosa otterranno "meno venditori" "cosa otterranno più venditori"?"
- Scrivi un elenco dei criteri su cui tutti possono concordare su una lavagna
4) Chiarire proposte
- "Quali sono le tue idee per raggiungere soluzioni che soddisfino questi criteri?"
- Fai un elenco di proposte ed esplora ciascuna di esse in modo che tutti capiscano cosa viene proposto e perché (quali sono le buone ragioni per pensare in questo modo)
- Dopo che tutte le proposte sono chiare, ottieni una dichiarazione da tutti: "Quali sono i tuoi pensieri al momento, verso dove ti stai orientando?" (è importante chiarire in questo modo che tutti possano cambiare idea, che stiamo cercando, non combattendo)
5) Fai una pausa
6) Prendi la decisione
- "Quali erano le tue idee aggiuntive durante la pausa?"
- "Quali nuovi argomenti hai elaborato?"
- Quando tutti gli argomenti sono stati esposti (di solito non ce ne sono molti dopo la discussione prima della pausa) chiedi che tipo di processo decisionale è adatto:
- votazione
- votare con più di un voto e poi decidere i due migliori
- una matrice decisionale
- presentare i due migliori a un superiore
- consenso
- Quando voti, assicurati che le persone i cui suggerimenti non vengono presi in considerazione si sentano a loro agio con il processo: "Puoi vivere con l'altra soluzione?", "Di cosa avrai bisogno per vedere che ti convincerà che funzionerà anche questo?"
7) Fai i complimenti al gruppo per qualsiasi cosa tu abbia osservato nel processo che consentirà loro di prendere di nuovo decisioni così difficili in futuro: "Vedo che vi sentivate tutti molto appassionati riguardo alla questione. Siete riusciti a rimanere entusiasti E siete stati in grado di ascoltarvi a vicenda e cambiare idea. Il vostro ego non si è messo in mezzo, ecc."
