3 semplici passaggi per migliorare la comunicazione nel tuo team: il processo TIMID

"Come fai ad assicurarti che tutti ricevano le informazioni giuste, sufficienti, al momento giusto, in modo che possano essere autorizzati a prendere le decisioni giuste e allineati per far progredire l'azienda senza ostacolarsi a vicenda?" è la domanda cruciale quando si tratta di pensare alla gestione e alla distribuzione delle informazioni nel tuo team. Da un lato, non vuoi informare troppo e disturbare le persone con infinite e-mail e riunioni, dall'altro, vuoi assicurarti che le persone sappiano abbastanza per avere successo come team. Più grande è il team, il reparto o l'azienda, più complesso e difficile diventa questo. Non penso che nessuno abbia ancora trovato un sistema infallibile, e forse non esiste un sistema infallibile che si adatti a ogni situazione.

Quindi cosa puoi fare se vuoi migliorare l'efficienza della condivisione delle informazioni nel tuo team? Dato che non esiste un metodo infallibile, è meglio iniziare scoprendo quante e quali informazioni servono a ciascun membro del tuo team per svolgere il proprio lavoro in modo efficiente senza scontrarsi con nessun altro. (Naturalmente, questo non significa che sarai in grado di dare a tutti le informazioni che desiderano: alcune cose devono rimanere riservate, ad esempio, o alcune informazioni sarebbero semplicemente troppo da assimilare e sono più "belle da avere" che assolutamente essenziali.)

Ecco un piccolo progetto di processo incentrato sulla soluzione che puoi utilizzare nel tuo team. Puoi eseguire questo processo da solo come team leader, puoi chiedere a uno dei membri del tuo team di eseguire il processo o puoi assumere un consulente esterno che lo faccia per te. Il processo è lo stesso in ogni situazione

Interviste (possibilmente sondaggi online)

Costruisci una tabella di tre scale.

1. Su una scala da 1 a 10, dove 10 indica che hai tutte le informazioni di cui hai bisogno per sentirti autorizzato nelle tue decisioni e allineato con gli altri membri del team e zero indica l'opposto, dove ti trovi ora?
2. Su una scala da 1 a 10, dove 10 indica che ti senti libero di chiedere informazioni in modo proattivo se ti mancano e zero indica l'opposto, dove ti trovi ora?
3. Su una scala da 1 a 10, dove 10 indica che le informazioni di cui hai bisogno per svolgere il tuo lavoro in modo efficiente ti raggiungono in tempo e zero indica l'opposto, dove ti trovi ora?

Chiedi a ciascun membro del team di valutare individualmente la qualità della condivisione delle informazioni assegnandoti un numero. Quindi chiedi loro di ogni scala usando un mix di queste domande (o tutte):

1. Cosa ti dice che siamo già a una X (il numero che hanno segnato) e non a 1?
2. Cosa funziona bene?
3. Cosa stai facendo personalmente che contribuisce a questo numero?
4. Cosa stiamo facendo come team, quali processi abbiamo che ci aiutano?
5. Ci sono stati momenti in cui eravamo più in alto sulla scala e cosa era diverso allora?
6. Come noteresti che siamo saliti sulla scala?
7. Come lo noterebbero gli altri membri del tuo team?
8. Come lo noterebbe il tuo capo (o io, se sei il capo)?
9. Come lo noterebbero le altre interfacce del team?

Puoi quindi raccogliere tutte le risposte e condividerle con l'intero gruppo.

Riunione

In una seconda fase puoi tenere un workshop per discutere di tutte le misure che potrebbe essere necessario implementare per migliorare la condivisione delle informazioni. Il workshop può iniziare discutendo i risultati delle interviste e poi passare rapidamente a un brainstorming di idee di miglioramento. Di solito non deve essere una riunione molto lunga, una o due ore dovrebbero essere sufficienti.

Follow-up

Dopo alcune settimane, dovresti pianificare un'altra riunione per fare un follow-up su come è migliorata la condivisione delle informazioni e se sono state generate altre idee nel frattempo che potrebbero aiutare a migliorare la condivisione delle informazioni.

In ogni caso, impegnarsi in un processo del genere aiuterà le persone a capire che la condivisione delle informazioni è esattamente ciò che dice: CONDIVISIONE delle informazioni. Tutti sono responsabili della condivisione e della richiesta di informazioni. Chiedendo a tutti individualmente puoi anche adattare il tuo stile di condivisione delle informazioni a ciascuno dei membri del tuo team. Non tutti hanno bisogno dello stesso livello o quantità di informazioni. Incontrandoti con l'intero gruppo, puoi concordare le misure e i processi che tutti dovrebbero seguire. Questo tipo di chiarimento è spesso molto utile ed evita molti malintesi o l'attribuzione della colpa quando c'è stata una comunicazione errata. Tuttavia, le cose andranno male, è la natura umana. Ma almeno, hai dato il massimo.