3 componenti delle guide di facilitazione killer

I programmi di formazione sono il tesoro delle aziende di sviluppo dei talenti e dei dipartimenti di apprendimento e sviluppo. Sono le monete luccicanti nei loro caveau. I programmi sono gestiti da fantastici facilitatori apprezzati per le loro capacità di erogazione e il loro entusiasmo. Ma, come tutti sappiamo, a volte le persone passano a caveau più luccicanti quando viene loro offerta l'opportunità ed è l'obiettivo di ogni azienda mantenere la conoscenza al sicuro e protetta dove appartiene ed evitare che scompaia quando le persone se ne vanno.

Una soluzione allo scarico di monete è la creazione di guide killer per facilitatori. Ciò non solo aiuta a conservare il know-how, ma crea anche chiarezza per il facilitatore, aiuta i nuovi facilitatori a salire a bordo rapidamente e fa risparmiare tempo nella formazione dei formatori. Se aggiornata regolarmente, una buona guida per facilitatori può anche catturare gli apprendimenti che avvengono da una sessione all'altra e aiutare a creare un prodotto in continuo miglioramento. Anche la coerenza complessiva della consegna aumenta.

Perché, allora, molte guide per facilitatori che ho visto sono sciatte, poco chiare, confuse e consegnate con un "ok, lo capirai dopo la sessione di formazione dei formatori"? Probabilmente molti facilitatori sono persone estroverse, orientate alla conversazione che semplicemente non amano sedersi per scrivere bene davanti ai loro computer (ed è qui che entrano in gioco gli instructional designer... perché a volte non producano guide per formatori utilizzabili è al di là della mia comprensione. Ok, non succede molto spesso, ma succede.)

Ecco i miei 16 suggerimenti per una guida per facilitatori eccezionale che ti assicurerà di ottenere ciò che devi fare all'istante:

In cosa consiste:

• Utilizza un documento di panoramica, schede di istruzioni per gli esercizi e note sotto le diapositive. Il documento di panoramica serve a fornire al formatore una panoramica (ovviamente), le istruzioni per l'esercizio sono istruzioni dettagliate per un esercizio che possono essere estratte quando viene eseguito e le note sotto le diapositive sono aiuti mnemonici (ad esempio NON 1000 parole per diapositiva) di ciò che è importante per quella diapositiva.

Il documento di panoramica:

• Riassumi ciò che il facilitatore deve preparare e portare (preparazione e materiale) in cima alla pagina (ad esempio: se questa è l'unica cosa che il facilitatore farà, almeno avrà tutto il materiale di cui ha bisogno... e, ad esempio, se è una tenda, si chiederà a cosa serve e continuerà a leggere 🙂

• )
• Crea una tabella con colonne per "tempo", "attività", "modulo di gruppo", "materiale"
• Assegna un titolo a ciascuna sezione/modulo della formazione, ad esempio "Benvenuto", "Presenza esecutiva spiegata", "Pratica della consapevolezza", "Caratteristica, vantaggio, Beneficio” che parla al facilitatore
• Inizia ogni attività (presentazione, esercizio, gioco di ruolo...) con una breve spiegazione di cosa serve e su cosa dovrebbe concentrarsi il facilitatore: "L'attività di costruzione della torre offre ai partecipanti un'esperienza diretta del lavoro di squadra e li aiuta a scoprire cosa stanno facendo che sta già funzionando"
• Menziona l'attività in 10 parole: "Conduci l'attività di costruzione della torre" - vedi foglio 1 (ulteriori spiegazioni saranno nel foglio di esercizi numerato)
• Raccogli e pubblica le migliori domande di debriefing, ad esempio: "Quali sono alcune cose che sono andate bene nell'attività di costruzione della torre che vorresti avere di più nella tua vita quotidiana?"
• Non includere foto di lavagna a fogli mobili nella panoramica: usa un documento separato, se sei davvero esperto, tieni tutto in una cartella e lavora con collegamenti ipertestuali alle foto di lavagna a fogli mobili e ai fogli di esercizi.
• Non creare documenti di panoramica più lunghi di 2 pagine al giorno (il facilitatore lo avrà su un tavolo durante la facilitazione e saprà sempre dove si trova e come sta procedendo in termini di tempo)

Schede di istruzioni per gli esercizi:

• Ancora una volta, preparazione e materiali vanno in cima
• Spiega in dettaglio a cosa mira l'esercizio: perché lo stai conducendo? Qual è il tuo scopo? Se non riesci a trovarne uno a parte "è divertente", beh, forse allora dovresti cercare una carriera nell'intrattenimento.
• Fornisci descrizioni dettagliate numerate dei passaggi e delle istruzioni (ad esempio: 1) Spiega la logica dell'esercizio 2) Dividi il gruppo in gruppi di 4 3) Distribuisci carta, forbici, le istruzioni per l'esercizio 4) Chiedi al gruppo di costruire un ... 5) Debriefing con le seguenti domande
• Menziona le domande di debriefing che arrivano allo scopo dell'esercizio e al collegamento con la vita reale dei partecipanti
• Se vuoi essere davvero lussuoso: includi foto di quando hai eseguito questo esercizio in precedenza con partecipanti felici, coinvolti ed entusiasti (che, ovviamente, hanno acconsentito all'uso della loro foto)

Note sotto le diapositive:

• NON insultare l'intelligenza del tuo facilitatore inserendo troppi dettagli. Ho spesso visto programmi americani che hanno 2000 parole sotto una diapositiva come: 2 min. Chiedi: "Quanti lupi ci sono nella fiaba di Cappuccetto Rosso?" Ottieni le seguenti risposte: "Un lupo"
• Il facilitatore guarderà la diapositiva in modalità presentazione, quindi avrai forse 5 frasi che lui/lei sarà in grado di leggere rapidamente e utilizzare durante la presentazione. Potrebbero essere cose come: "Fai riferimento alla nostra strategia di salute e sicurezza" o "Racconta una storia di vendita su come "dividi e moltiplica" ti ha portato ad acquistare qualcosa" o "Attenzione!!! Chiedi "qual è il tuo prodotto preferito nella nostra gamma" prima di mostrare la diapositiva successiva". Tutte le informazioni dettagliate sul contenuto dovrebbero essere nella guida per i partecipanti e, in ogni caso, speri che il contenuto di ciò che il facilitatore sta presentando sia qualcosa che lui o lei conosce (... ci sono delle eccezioni... ma poi...)

Se ti ritrovi a pensare: "Ma non ho tempo" - chiamami e possiamo lavorare sulla documentazione e, possibilmente, sul miglioramento del tuo programma. A lungo termine, manterrà i tuoi piccoli tesori scintillanti nella cassaforte, dove appartengono.